Toutes les tournées suivies depuis une seule application.
Lire l’exemple : Toutes les tournées suivies depuis une seule application.- Appels au bureau
- -69 %
- De saisie supprimées par jour
- 3 h
Des bénévoles qui savent où aller.
Comment une association d'aide alimentaire a remplacé ses tableurs et ses appels du vendredi par une application simple, et retrouvé trois heures par semaine pour l'accueil des familles.
Scénario type, inspiré de situations qu’on rencontre en PME.
- Entreprise
- Association d'aide alimentaire
- Taille
- 60 bénévoles, 3 salariés
- Localisation
- Nantes (44)
- Durée
- 5 semaines
Chiffres du scénario
- Rendues par semaine à la coordination
- 3 h
- Familles suivies
- 350
- Bénévoles planifiés
- 60
- Créneau vide depuis le lancement
- 0
Le problème
Chaque semaine, une demi-journée passait à caler les créneaux de soixante bénévoles par téléphone.
- Une demi-journée par semaine à appeler les bénévoles pour remplir les créneaux.
- Des inscriptions de familles sur papier, ressaisies dans trois tableurs.
- Des colis préparés sans savoir ce qui restait en réserve.
Le contexte
L'association distribue des colis alimentaires deux fois par semaine à environ trois cent cinquante familles, avec une soixantaine de bénévoles et trois salariés. Le planning des bénévoles vivait dans un tableur partagé, les inscriptions des familles sur des fiches papier, et le stock dans un autre fichier tenu par la coordinatrice.
Le vendredi, la coordinatrice passait sa matinée au téléphone pour combler les trous du planning de la semaine suivante. Quand un créneau restait vide, la distribution tournait à effectif réduit, et les familles attendaient plus longtemps.
Ce qu’on a construit
Une application web simple, pensée pour des bénévoles de tous âges : chacun choisit ses créneaux depuis son téléphone, reçoit un rappel la veille et peut se faire remplacer en un clic. La coordinatrice voit tout de suite les créneaux à risque.
L'accueil inscrit les familles directement sur une tablette, avec les seules informations utiles à la préparation des colis. Le stock est mis à jour à chaque arrivage et à chaque distribution : l'équipe sait avant d'ouvrir ce qu'elle peut donner.
Le déroulé
- Semaine 1
Diagnostic et cadrage
Une demi-journée sur place pendant une distribution, avec la coordinatrice, l'accueil et quatre bénévoles.
- Semaines 2 à 4
Construction
Planning des bénévoles d'abord, puis inscriptions et stock, testés chaque semaine en distribution.
- Semaine 5
Transmission
Reprise des fiches existantes, deux ateliers de prise en main sur place et un guide d'une page.
Les résultats du scénario
Organisation du planning
- Avant
- Une demi-journée par semaine
- Après Raneo
- 30 minutes
Créneaux vides
- Avant
- 3 à 4 par mois
- Après Raneo
- Aucun depuis le lancement
Inscription d'une famille
- Avant
- Papier, puis ressaisie
- Après Raneo
- Une seule saisie à l'accueil
Ce qu’on a refusé de faire
Un espace en ligne pour les familles faisait partie de la demande de départ. Beaucoup n'ont pas d'accès fiable à internet, et le premier contact à l'accueil compte : on l'a laissé de côté pour l'instant. L'inscription reste faite en face à face, par un bénévole.
Ce qui a été remis à l’entreprise
- L'application de planning, d'inscription et de stock, code livré dans un dépôt au nom de l'association
- La reprise des fiches et des tableurs existants
- Tous les accès et mots de passe
- Deux ateliers de prise en main et un guide d'une page
- Trois mois de corrections gratuites, puis l'accompagnement mensuel en option
Les pannes machines, repérées avant l'arrêt.
Lire l’exemple : Les pannes machines, repérées avant l'arrêt.- Arrêts non planifiés
- ÷3
- De recherche évitées par semaine
- 4 h
Des rapports clients prêts le 1er du mois.
Lire l’exemple : Des rapports clients prêts le 1er du mois.- Rendues par mois aux chefs de projet
- 14 h
- Rapports préparés automatiquement
- 15
Questions fréquentes
Questions sur
ce projet.
Elle a été testée en distribution avec des bénévoles de tous âges, puis présentée lors de deux ateliers. Un guide d'une page reste à l'accueil pour ceux qui préfèrent le papier.
Le projet est chiffré au forfait après le diagnostic. Certaines associations le financent par une subvention ou un mécénat financier : le devis détaillé sert alors de pièce justificative.
Beaucoup de familles n'ont pas d'accès fiable à internet, et le premier contact à l'accueil compte. L'outil a été pensé pour pouvoir l'ajouter plus tard, si le besoin se confirme.