Excel : sept signes qu'il est temps de passer à un outil dédié
Excel est un formidable outil de départ. Voici comment savoir qu'il est devenu un frein, et quoi faire sans tout jeter.
Secteur : Agroalimentaire
Agroalimentaire : un stock juste et une production qui suit
Commandes reçues par e-mail, stock recompté le soir, plan de production sur tableur : on relie vos logiciels et on automatise, pour que la ligne sache quoi produire.
- de produits vendus sans stock (exemple, Cavaillon)
- -92 %
- de relecture pour lancer le plan de production du jour (exemple, Nantes)
- 10 min
- d’invendus jetés en poids, grâce à un stock juste (exemple, Cavaillon)
- -60 %
Une journée type
La journée d’un responsable de production, avant et après.
Un responsable de production chez un transformateur de fruits et légumes de 70 personnes. Une journée reconstituée à partir de ce qu’on observe en diagnostic.
- Tâches répétitives
- 4 h 00
- Temps rendu chaque jour
- 0 h 00
8:009:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:00Pause
- 08:00 (45 min)Recomptage du stock de la veille en chambre froideContrôle des seuls écarts signalés
- 08:45 (45 min)Tour des lignes et démarrage de la production
- 09:30 (60 min)Compilation des commandes reçues par e-mail, fax et portailVérification des commandes regroupées
- 10:30 (45 min)Calcul du plan de production dans le tableurRelecture et ajustement du plan proposé
- 11:15 (60 min)Contrôles qualité sur la ligne de conditionnement
- 13:30 (60 min)Point avec les achats sur les arrivages du lendemain
- 14:30 (45 min)Ressaisie des fiches de lot papier dans le fichier de traçabilitéContrôle des lots saisis sur tablette
- 15:15 (75 min)Imprévus : panne, absence, commande urgente d’un client
- 16:30 (45 min)Prévenir les commerciaux des ruptures à venirRelecture des alertes avant envoi
- 17:15 (45 min)Organisation des équipes du lendemain
Ce qu’on voit chez vous
Du problème à
ce qu’on construit.
Quatre situations qu’on retrouve chez la plupart des transformateurs et des négociants, du quai de réception à la ligne, et ce qu’on construit pour chacune.
- Le problèmeDes commandes à compiler chaque matinCantines, grossistes, magasins : chacun commande à sa façon, par e-mail, tableur ou portail. Quelqu’un recopie tout avant de pouvoir lancer la production.Ce qu’on construitDes commandes regroupées automatiquementLes commandes sont lues à leur arrivée, quel que soit leur format, et rassemblées dans un seul tableau par produit et par date de livraison.Automatisation des tâches
- Le problèmeUn plan de production qui dépend d’une personneRendements, pertes, calibres : le calcul des quantités à produire tient dans la tête d’un chef d’atelier. Une erreur, et ce sont des kilos jetés ou un client livré à moitié.Ce qu’on construitUn assistant qui propose le planÀ partir des commandes et de vos règles de rendement, un assistant IA encadré prépare le plan du jour. Le responsable le relit et le valide en quelques minutes.Assistants IA encadrés
- Le problèmeUn stock recompté chaque soirLe logiciel de vente, celui des achats et la facturation ne partagent pas le stock. On recompte à la main le soir, et les ruptures se découvrent au moment de préparer.Ce qu’on construitUn stock relié à vos logicielsVentes, arrivages et avoirs mettent le stock à jour dans la minute. Les ruptures sont signalées avant la préparation, assez tôt pour prévenir le client.Ponts entre logiciels
- Le problèmeUne traçabilité sur papierLes fiches de lot sont remplies à la main sur la ligne puis ressaisies le soir. Retrouver l’historique d’un lot pour un audit prend une demi-journée.Ce qu’on construitUne traçabilité saisie à la sourceUne application sur tablette, utilisable avec des gants et sans réseau en chambre froide. L’historique d’un lot s’affiche en un clic.Applications sur mesure
Vos logiciels
On se branche sur
ce que vous avez.
ERP du négoce ou de la transformation, EDI de la grande distribution, balances et étiqueteuses sur la ligne : on relie ce qui est déjà en place pour que l’information ne soit saisie qu’une fois.
Voir les ponts entre logiciels- Sage X3
- Divalto
- Copilote
- Cegid
- Odoo: voir l’intégration
- Excel: voir l’intégration
- EDI clients
- Balances et étiqueteuses
Vos données,
reliées
reliées
Cas d’études
Ce que ça donne, concrètement.
Un stock juste, sans recompter chaque soir.
Comment un négociant en fruits et légumes a relié ses trois logiciels pour suivre son stock en temps réel, sans en remplacer aucun.
- Comptage supprimé chaque soir
- 45 min
- Produits vendus sans stock
- -92 %
- Logiciels connectés
- 3
Par où commencer
Une première version
dès la deuxième semaine.
On commence par le flux qui coûte le plus, souvent les commandes du matin.
Semaine 1
Une demi-journée sur le site
Du quai de réception à la ligne, puis au bureau : on suit une commande de bout en bout avec vos équipes et on note chaque ressaisie.
Dès la semaine 2
Le flux le plus coûteux d’abord
Commandes, stock ou plan de production : une version testable sur les commandes du matin, avec un point de 30 minutes chaque semaine.
Ensuite
Traçabilité et qualité
Une fois le premier flux en place, on étend : lots, contrôles, alertes DLC. Chaque étape est documentée, et le code est livré dans un dépôt à votre nom.
Services
Les services les plus utiles
en agroalimentaire.
Les services les plus utiles dans le secteur, et la page de chaque service pour aller plus loin.
- Ponts entre logicielsVente, achats et facturation reliés : le stock se met à jour seul, sans recomptage le soir.Voir le service
- Automatisation des tâchesCommandes clients lues et regroupées automatiquement, quel que soit leur format.Voir le service
- Applications sur mesureTraçabilité des lots et contrôles qualité sur tablette, utilisables sur la ligne.Voir le service
- Assistants IA encadrésUn plan de production proposé chaque matin, relu et validé par le responsable.Voir le service
En savoir plus : Excel : sept signes qu'il est temps de passer à un outil dédié
Relier son ERP, son CRM et sa comptabilité : les ponts qui font gagner des heures
Vos logiciels font bien leur travail, chacun de son côté. Le temps se perd entre eux.
Calculateur : le temps perdu en ressaisie, et ce qu'il vous coûte
Quelques curseurs pour chiffrer les heures passées à recopier, trier ou recompter, leur coût sur un an et ce qu'une automatisation en rendrait.
Questions fréquentes
Les questions des
transformateurs et négociants.
Oui, en les reliant par des ponts, pour que chaque vente, réception ou perte déclarée mette à jour le même stock. Dans notre exemple de projet pour un négociant en fruits et légumes de Cavaillon, les trois logiciels restent en place : plus personne ne recompte le soir (45 minutes gagnées chaque jour) et les produits vendus sans stock passent de 12 à 1 par semaine. Un pont entre logiciels démarre à 3 500 € HT, prix fixe annoncé après le diagnostic.
En lisant automatiquement les commandes qui arrivent par e-mail, PDF, tableur ou portail, puis en les créant dans votre ERP après contrôle des références, des quantités et des prix. Une commande qui s’écarte des habitudes du client est mise de côté pour l’ADV au lieu de partir en production. Les flux EDI de la grande distribution sont repris tels quels. Une automatisation démarre à 1 900 € HT, un assistant IA encadré qui lit les formats libres à 3 500 € HT.
On regroupe d’abord les commandes dans un format unique, puis on applique vos règles de rendement, de pertes et de priorité. Dans l’exemple d’une légumerie nantaise qui reçoit 140 commandes par jour, la consolidation prend dix minutes de relecture au lieu de deux heures, avec 86 % d’erreurs de quantité en moins. La responsable de production garde la validation, et trois personnes savent lancer la production.
Oui, si c’est nécessaire : les saisies sont gardées sur la tablette et envoyées dès que le réseau revient. Les écrans sont pensés pour des gants, avec de gros boutons, peu de texte et des champs obligatoires imposés (lot, date limite, température). Chaque saisie est horodatée et rattachée à l’opérateur, ce qui permet de remonter un lot de la réception à l’expédition en cas de rappel produit.
Oui, s’il est construit à partir de vos procédures et de votre référentiel. L’outil ne vous certifie pas à votre place, mais il garde un historique complet et horodaté qui rend l’audit plus simple à préparer : qui a saisi quoi, quand, et ce qui a été corrigé. Votre responsable qualité relit les écrans et les exports pendant la construction, pour qu’ils répondent aux questions habituelles de l’auditeur.
Oui, on se branche sur l’ERP en place par son API, ses imports ou sa base de données, et on y ajoute ce qui manque : lecture des commandes, stock partagé, plan de production. Balances, étiqueteuses et flux EDI des clients font aussi partie des sources qu’on relie. Chaque connexion est vérifiée pendant le diagnostic, avant tout engagement, puis documentée à la transmission pour que votre éditeur ou votre équipe s’y retrouve.
Comptez 3 à 8 semaines du diagnostic à la mise en service, selon le projet : dans nos exemples de projets, quatre semaines pour le stock du négociant de Cavaillon, cinq pour la légumerie nantaise. Une version testable arrive dès la deuxième semaine, sur vos commandes du moment, et le prix est fixé avant de commencer. Quand c’est possible, on cale les essais en dehors de vos pics saisonniers.
Une automatisation démarre à 1 900 € HT, un pont entre vos logiciels à 3 500 € HT et une application sur mesure à 5 000 € HT. Le prix exact est fixé après une demi-journée de diagnostic sur place (offerte), puis il ne bouge plus. Raneo, agence d’automatisation et d’IA basée à Rennes, se déplace dans vos ateliers et vos entrepôts partout en France, déplacements compris.