Des commandes des cantines au plan de production.
Lire l’exemple : Des commandes des cantines au plan de production.- Relecture du plan de production
- 10 min
- Commandes par jour
- 140
Des pièces justificatives classées toutes seules.
Comment un cabinet d'expertise comptable a confié le tri de ses pièces justificatives à un assistant qui les trie, les renomme et les prépare pour la saisie, et rend 150 heures de tri par mois à son équipe.
Scénario type, inspiré de situations qu’on rencontre en PME.
- Entreprise
- Cabinet d'expertise comptable
- Taille
- 18 personnes
- Localisation
- Bordeaux (33)
- Durée
- 4 semaines
Chiffres du scénario
- De tri évitées par mois
- 150 h
- Rendues par mois à chaque collaborateur
- 12 h
- Dossiers clients
- 320
- Du diagnostic à la mise en service
- 4 sem.
Le problème
Chaque pièce justificative était renommée, classée et saisie à la main.
- Des pièces reçues par mail, par courrier et en photo, sans nom ni ordre.
- Douze heures par mois et par collaborateur à renommer et classer.
- Des relances clients faites à la main, souvent trop tard.
Le contexte
Le cabinet compte 12 collaborateurs comptables sur 18 personnes et suit 320 dossiers de TPE et d'artisans. Environ 4 500 pièces arrivent chaque mois, dans tous les formats : photos de tickets, PDF envoyés par mail, enveloppes déposées à l'accueil.
Avant toute saisie, chaque pièce devait être ouverte, identifiée, renommée et rangée dans le bon dossier, deux minutes à chaque fois. En période de bilan, ce tri passait avant le conseil.
Ce qu’on a construit
Un assistant récupère les pièces dans la boîte mail dédiée et le dossier de numérisation, identifie le client, le fournisseur, la date et le montant, puis renomme et range chaque pièce dans le logiciel comptable.
Les pièces manquantes sont détectées à partir des relevés bancaires, et une relance claire part au client chaque lundi.
Le déroulé
- Semaine 1
Diagnostic et cadrage
Une demi-journée au cabinet aux côtés de trois collaborateurs, puis 1 000 pièces analysées à distance pour écrire les règles de classement.
- Semaines 2 à 3
Construction
Mise en place sur 20 dossiers pilotes, chaque pièce contrôlée par un collaborateur.
- Semaine 4
Transmission
Extension aux 320 dossiers, formation sur place des collaborateurs et des assistantes.
Les résultats du scénario
Tri d'une pièce
- Avant
- 2 min
- Après Raneo
- Automatique
Temps de tri par mois
- Avant
- 150 h
- Après Raneo
- Contrôle des pièces douteuses
Relances clients
- Avant
- À la main
- Après Raneo
- Chaque lundi
Ce qu’on a refusé de faire
Le cabinet aurait voulu aller plus loin et laisser l'assistant passer les écritures comptables. Nous l'avons déconseillé : la saisie engage la responsabilité du cabinet. L'assistant prépare, un collaborateur valide chaque écriture.
Ce qui a été remis à l’entreprise
- L'assistant et ses règles de classement, code livré dans un dépôt au nom du cabinet
- La connexion au logiciel comptable
- Tous les accès et mots de passe
- Une documentation écrite pour les équipes
- Trois mois de corrections gratuites après la mise en service
Toutes les tournées suivies depuis une seule application.
Lire l’exemple : Toutes les tournées suivies depuis une seule application.- Appels au bureau
- -69 %
- De saisie supprimées par jour
- 3 h
Les pannes machines, repérées avant l'arrêt.
Lire l’exemple : Les pannes machines, repérées avant l'arrêt.- Arrêts non planifiés
- ÷3
- De recherche évitées par semaine
- 4 h
Questions fréquentes
Questions sur
ce projet.
Oui, parfois, comme un humain. Les pièces qu'il ne reconnaît pas avec certitude sont mises de côté pour un collaborateur, et chaque correction sert à affiner ses règles de classement.
Hébergement européen par défaut, choisi avec le cabinet, et chaque flux de données est documenté. Rien n'est conservé en dehors du logiciel comptable et des dossiers du cabinet.
La saisie engage la responsabilité du cabinet. L'assistant prépare le travail, les écritures restent validées par un collaborateur.