Recopier une commande dans l’ERP, ressaisir une facture, recompter un stock dans un tableur : prise une à une, chaque tâche paraît courte. Additionnées sur une équipe et sur une année, elles pèsent souvent plus qu’on ne le croit. Le calculateur ci-dessus en donne un ordre de grandeur en quelques secondes, sans inscription.
Comment le calcul fonctionne
Le temps perdu sur un an est le produit de trois nombres : les personnes concernées, les heures que chacune y passe par semaine, et 45 semaines travaillées (congés et jours fériés déduits). Multiplié par le coût horaire chargé, il donne ce que la tâche coûte à l’entreprise.
- Les heures récupérées : le temps perdu, multiplié par la part qu’une automatisation fait disparaître
- L’économie par an : ces heures, au coût horaire chargé
- Le délai de rentabilité : le prix de départ du service, divisé par l’économie mensuelle
Le coût horaire par défaut est de 35 €, comme dans notre article sur le prix d’une automatisation. Si vous connaissez le vôtre, déplacez le curseur.
Ce que chaque choix suppose
La part du temps qui disparaît n’est pas la même selon la tâche. Ce sont les mêmes hypothèses que sur nos pages services.
- Saisies et ressaisies : 75 % du temps récupéré, par une automatisation des tâches
- Doubles saisies entre logiciels : 75 %, par des ponts entre logiciels
- Tri et lecture de documents : 75 %, par un assistant IA encadré qui laisse les cas douteux à une personne
- Calculs et exports à côté du logiciel : 80 %, par un plugin ou une extension
- Contournements d’un outil existant : 50 %, par l’optimisation de cet outil
- Suivi dans des fichiers éparpillés : 60 %, par une application sur mesure
Le reste du temps ne disparaît pas : quelqu’un vérifie, valide, traite l’exception. C’est voulu.
Remplacer l’estimation par vos chiffres
Le point faible de tout calculateur, ce sont les heures saisies. On sous-estime volontiers une tâche fragmentée en dix minutes par-ci, un quart d’heure par-là. Une semaine de relevé suffit à corriger l’impression : une feuille près du poste, une ligne à chaque fois que la tâche revient, la durée notée à la minute près.
Au bout de cinq jours, vous avez un chiffre que personne ne peut contester. C’est aussi le meilleur point de départ d’un cahier des charges.
Et après le calcul
Si le résultat dépasse quelques centaines d’heures par an, le sujet mérite un appel de 30 minutes : on regarde la tâche avec vous et on vous donne un ordre de grandeur du budget. S’il est faible, gardez le chiffre en tête. Une tâche qui grossit avec l’activité finit souvent par mériter qu’on s’en occupe.
Dans les deux cas, le prix réel se fixe après le diagnostic d’une demi-journée, sur place, avec vos dossiers réels sous les yeux.
