Beaucoup d’entreprises pensent devoir rédiger un cahier des charges complet avant de contacter un prestataire. Elles y passent des semaines, et le document décrit souvent une solution plutôt qu’un problème. Nous proposons de commencer autrement : par un diagnostic sur place.
Le problème des cahiers des charges
Un cahier des charges est écrit par des personnes qui connaissent leur métier, mais pas toujours ce que la technique permet. Il décrit l’outil qu’on imagine, rarement le travail tel qu’il se fait. On construit alors exactement ce qui était demandé, et le problème reste entier.
Ce qu’est un diagnostic
Une demi-journée sur place, avec les personnes qui font le travail. On observe, on chronomètre, on liste les outils et les ressaisies. On repart avec une vision précise de ce qui coûte du temps, et de ce qui peut changer.
- Des échanges avec les personnes concernées, à leur poste
- L’observation des tâches telles qu’elles sont faites
- Le relevé des outils, des fichiers et des échanges
- Une estimation chiffrée du temps perdu
Un cadrage court et écrit
Le diagnostic aboutit à un document de quelques pages : le problème, la solution proposée, le prix fixe, le délai. Et une section souvent oubliée : ce qu’on ne fera pas. L’écrire noir sur blanc évite la plupart des malentendus.
Un exemple
Prenons un négociant en fruits et légumes qui envisage de remplacer ses trois logiciels (vente, achats, facturation) par un seul, parce que son stock est faux et recompté chaque soir. Pendant la demi-journée sur le quai de réception, on constate que chaque logiciel fait bien son travail. Le stock est faux pour une autre raison : aucun des trois ne connaît les mouvements enregistrés dans les deux autres.
Une migration aurait pris des mois et bousculé toute l’équipe. Relier les trois outils suffit, en quatre semaines, et le comptage du soir disparaît (voir cet exemple de projet).
Ce que le diagnostic vous apporte, même sans projet
Le document de diagnostic vous est remis et vous reste acquis. Même si vous décidez de ne pas lancer le projet, ou de le confier à quelqu’un d’autre, il donne une photographie précise de vos processus : où part le temps, combien il coûte, et ce qui pourrait changer.
- Une cartographie de vos outils et de vos échanges
- Le temps perdu, chiffré tâche par tâche
- Des pistes classées par gain et par difficulté
- Un prix fixe pour la piste recommandée
Combien de temps ça prend
Une demi-journée sur place, puis quelques jours pour rédiger le cadrage. L’appel de 30 minutes et le diagnostic sont offerts, sans engagement. Pour en parler, réservez cet appel.
Et si vous avez déjà un cahier des charges ?
Il reste utile : il dit ce qui compte pour vous. Nous le lisons, puis nous vérifions sur le terrain. Souvent, une partie du besoin se révèle secondaire, et une autre, absente du document, devient la priorité. Prenons une entreprise de charpente qui veut générer ses devis depuis les plans : sur place, on voit que les plans reçus sont trop hétérogènes, et que le gain est ailleurs, dans des prix fournisseurs à jour et des devis prêts en dix minutes (voir cet exemple de projet).
